Автоматизація задач у Kommo CRM: шаблони листів, скоринг лідів, задачі за тригерами та звіти без ручної роботи

За нашими оцінками, через неправильну пріоритизацію компанії втрачають до 30% потенційних продажів. Причина — відсутність спільного критерію: кожен менеджер сам вирішує, хто «теплий», і ці рішення неможливо перевірити.

1. Задаєте шкалу, наприклад від 0 до 100.
2. Обираєте критерії: етап воронки, UTM-мітки (джерело, канал, кампанія), будь-які поля картки — бюджет, джерело, розмір компанії.
3. Призначаєте бали значенням кожного критерію.
4. Збираєте формулу з критеріїв (A, B, C…) через додавання, віднімання, множення й ділення.

Бал з'являється на картці поруч з етапом і перераховується автоматично, коли угода переходить на інший етап або змінюються поля. Важливий нюанс: бал — це не відсоток і не ймовірність закриття угоди. Це рейтинг, за яким менеджер розуміє, з кого почати день.

Приклад шкали для B2B-послуг (ваги підбирайте під власну статистику закритих угод):

Виробнича компанія на 80 працівників, яка прийшла за рекомендацією і на зв'язку з власником, одразу отримує 85+ балів. Менеджер бачить її першою — без жодного аналізу з його боку.

• форма на сайті або Salesbot записує відповідь у поле (наприклад, «Запитав ціну: так»);
• сервіс розсилок або сайт передає подію через вебхук чи Make і збільшує числове поле «Активність»;
• менеджер після дзвінка обирає значення в полі «Інтерес» — 30 секунд замість абзацу коментаря.

• 70+ балів — дзвінок сьогодні до обіду, угода автоматично йде найсильнішому менеджеру (тут допомагає автоматичний розподіл лідів у CRM);
• 40–69 балів — прогрів: корисний лист за шаблоном і задача на контакт через 3 дні;
• до 40 балів — автоматичний ланцюжок дотиків без витрат часу менеджера.

• «Додати задачу» — з типом, терміном і відповідальним;
• «Надіслати email» — за шаблоном, з особистої, корпоративної або спільної скриньки;
• «Salesbot» — бот відповідає клієнту, ставить задачі, кваліфікує ліда;
• «Змінити етап» і «Змінити відповідального»;
• «Змінити поле» та «Теги» — щоб позначати угоди для звітів і скорингу;
• «Закрити задачі» — прибирає неактуальні задачі, коли угода рухається далі;
• «Вебхук» — передає дані угоди в зовнішній сервіс.

• аналіз виграних і програних угод (Win-loss) — скільки угод і чому;
• зведений звіт — ключові цифри всього акаунта;
• результати команди — показники кожного менеджера;
• журнал активності — хто і що робив у системі;
• звіт про дзвінки — для підключеної телефонії;
• цілі команди — план і факт;
• NPS (на тарифі Pro) та ROI-звіти.

• Месенджери (WhatsApp, Telegram, Viber, Instagram). Вхідні повідомлення потрапляють у картку угоди, менеджер відповідає з CRM, історія зберігається в одному місці. Приклад налаштування — інтеграція CRM і Telegram.
• IP-телефонія. Дзвінки записуються й прикріплюються до картки, КВП прослуховує будь-яку розмову. Деталі — в матеріалі про інтеграцію CRM з телефонією.
• Форми на сайті й лендингах. Заявка створює угоду, ставить задачу на дзвінок протягом 15 хвилин і призначає відповідального. Саме в цьому вікні компанії найчастіше програють конкурентам.
• Пошта (Gmail, Outlook). Листування синхронізується з карткою — критично, коли змінюється відповідальний або угода триває понад два місяці.
• Аналітика (Looker Studio, Power BI). Дані вивантажуються для глибшого аналізу: порівняння конверсії менеджерів на одному етапі, динаміка середнього чека за джерелом ліда.

1. Аудит рутини. Протягом тижня менеджери фіксують свої дії погодинно. Ви побачите повторювані листи, однакові кроки й питання, з якими щодня йдуть до керівника, — це і є зони автоматизації.
2. Лад у воронці та базі. Спершу порядок, потім автоматика. Розмиті або дубльовані етапи, порожні поля й дублікати контактів зламають і тригери, і скоринг. Почніть із чітких етапів воронки продажів у CRM і очищення бази — чому чистота даних у CRM важливіша за сам інструмент, ми пояснювали окремо.
3. Банк шаблонів. Беремо найкращі листи найсильнішого менеджера, структуруємо за ситуаціями, додаємо змінні. Це займає 2–3 робочі дні.
4. Тригери на етапах. Для кожного етапу прописуємо, яка задача або дія з'являється автоматично. Стартуйте з трьох ключових тригерів, переконайтеся, що вони працюють, і лише потім додавайте нові. На це йде 1–2 дні.
5. Скоринг. Визначаємо сигнали реального інтересу, налаштовуємо поля для поведінкових даних і шкалу балів. Скоринг іде після тригерів, бо спирається на дані, які вони збирають.
6. Звіти й дашборди. Визначаємо, що бачити щодня, щотижня й щомісяця, налаштовуємо віджети Kommo або зовнішню аналітику.
7. Тест і калібрування. Кожен блок проходить тестовий період 2–4 тижні. Коригуємо терміни задач, тексти шаблонів і ваги скорингу — автоматизація живе разом із процесом.

1. Автоматизувати хаос. Якщо у воронці немає порядку, автоматика лише прискорить безлад. Рішення: спершу етапи, обов'язкові поля й правила переходу, потім тригери.
2. Запустити все одразу. Команда отримує систему, у якій ніхто не розуміє, звідки беруться задачі. Рішення: три ключові тригери → тиждень перевірки → наступні.
3. Шаблони без живої деталі. Знеособлений текст звучить як автовідповідач, і клієнт мовчить. Рішення: у кожному шаблоні — місце для фрази з розмови, конкретний наступний крок і дата.
4. Скоринг, який ніхто не переглядає. Ринок і поведінка клієнтів змінюються, а ваги лишаються старими. Рішення: раз на квартал звіряйте бали з виграними та програними угодами.
5. Звіти без реакції. Цифри є, рішень немає. Рішення: кожен звіт прив'язаний до ритуалу і має відповідального, який діє за його результатами.
6. Ігнорувати якість бази. Дублікати, застарілі телефони й порожні поля псують скоринг і відправляють шаблони не тим людям. Рішення: очищення бази й обов'язкові поля до запуску автоматизації.

• Замовити налаштування та впровадження Kommo CRM
• Дізнатися про повний цикл впровадження CRM під ключ