BRUTAL MARKETING
ВОРОНКА ПРОДАЖІВ У CRM: ЯК ПОБУДУВАТИ, ЯКІ ЕТАПИ ЗАДАТИ І ЩО ВИМІРЮВАТИ
червень 2026
BRUTAL MARKETING
Воронка продажів у CRM: як побудувати, які етапи задати і що вимірювати
червень 2026
Воронка продажів у CRM: як побудувати, які етапи задати і що вимірювати
Більшість компаній, з якими ми починаємо працювати у Brutal Marketing мають CRM. Але воронки в них — це просто перелік статусів угод, скопійований із чужого шаблону або придуманий за 15 хвилин на старті.
У результаті менеджери тягнуть угоди в «Закрито» без реального руху, керівник не розуміє, де втрачаються клієнти, а CRM перетворюється на дорогий блокнот.
У результаті менеджери тягнуть угоди в «Закрито» без реального руху, керівник не розуміє, де втрачаються клієнти, а CRM перетворюється на дорогий блокнот.
Сергій
Пономаренко
Пономаренко
Воронка — це не естетика інтерфейсу. Це операційна модель продажів, зафіксована в системі. Якщо вона побудована правильно, ви бачите не просто «скільки угод у роботі», а де саме застряє рух і що з цим робити.
У цьому матеріалі — конкретна механіка: скільки етапів насправді потрібно, які автоматизації запускати на кожному кроці і які цифри треба відстежувати щотижня. Без теорії з підручника — тільки те, що ми налаштовуємо клієнтам у реальних проєктах.
У цьому матеріалі — конкретна механіка: скільки етапів насправді потрібно, які автоматизації запускати на кожному кроці і які цифри треба відстежувати щотижня. Без теорії з підручника — тільки те, що ми налаштовуємо клієнтам у реальних проєктах.
Що таке воронка в CRM і навіщо вона потрібна
Воронка продажів у CRM — це послідовність етапів, через які проходить кожна угода від першого контакту до оплати. Кожен етап відповідає конкретній дії або рішенню: клієнт відповів на дзвінок, отримав КП, погодив умови, підписав договір.
Різниця між воронкою в CRM і просто «статусами угод» — у тому, що справжня воронка прив'язана до поведінки клієнта, а не до відчуттів менеджера. Менеджер не ставить статус «думає» — він фіксує, що КП відправлено і призначений дзвінок на конкретну дату. Це вимірювано і керовано.
За нашим досвідом у Brutal Marketing, компанії без нормальної воронки в CRM мають дві характерні проблеми: вони не знають реальний час угоди (скільки днів від першого контакту до оплати) і не можуть визначити, на якому саме етапі відсівається найбільше клієнтів. Без цього будь-яке рішення в продажах — це гра в осліпки.
Різниця між воронкою в CRM і просто «статусами угод» — у тому, що справжня воронка прив'язана до поведінки клієнта, а не до відчуттів менеджера. Менеджер не ставить статус «думає» — він фіксує, що КП відправлено і призначений дзвінок на конкретну дату. Це вимірювано і керовано.
За нашим досвідом у Brutal Marketing, компанії без нормальної воронки в CRM мають дві характерні проблеми: вони не знають реальний час угоди (скільки днів від першого контакту до оплати) і не можуть визначити, на якому саме етапі відсівається найбільше клієнтів. Без цього будь-яке рішення в продажах — це гра в осліпки.
Навіщо це власнику
Власник отримує відповідь на головне запитання: «Де в моїх продажах діра?» Не «здається, менеджери погано закривають» — а «з 40 угод на етапі КП до наступного кроку доходять лише 12, середній час застрявання — 8 днів». Це вже можна вирішити.
Навіщо це керівнику відділу продажів
КВП отримує інструмент для оперативного управління. Він бачить у режимі реального часу, де угода стоїть, скільки вона стоїть і чи є ризик її втратити. Не на основі звіту менеджера на п'ятничній нараді — а на основі даних у системі прямо зараз.
Скільки етапів повинна мати воронка
Найпоширеніша відповідь, яку ми чуємо від клієнтів: «У нас 12 етапів, ми дуже детально все фіксуємо». Насправді 12 етапів — це майже завжди проблема, а не перевага.
Кожен зайвий етап — це додатковий крок, який менеджер має зробити вручну. Якщо він не розуміє різниці між «Переговори» і «Узгодження умов», він або пропускатиме кроки, або ставитиме статус навмання. В обох випадках дані в CRM перестають відображати реальність.
Оптимальна кількість для більшості B2B-воронок — від 5 до 8 етапів. Ось базова структура, яку ми використовуємо як відправну точку:
Кожен зайвий етап — це додатковий крок, який менеджер має зробити вручну. Якщо він не розуміє різниці між «Переговори» і «Узгодження умов», він або пропускатиме кроки, або ставитиме статус навмання. В обох випадках дані в CRM перестають відображати реальність.
Оптимальна кількість для більшості B2B-воронок — від 5 до 8 етапів. Ось базова структура, яку ми використовуємо як відправну точку:
Коли потрібно більше етапів
Якщо ваш цикл продажів передбачає технічне демо, тендерну процедуру або обов'язкове погодження з декількома особами в компанії клієнта — додайте відповідні кроки. Але тільки ті, де відбувається реальна зміна статусу угоди, а не просто внутрішній рух у вашій команді.
Коли потрібно менше
Для транзакційних продажів із коротким циклом (до 3 днів) воронка з 4–5 кроків часто достатня. Надмірна деталізація в таких випадках тільки уповільнює роботу менеджерів і не дає корисних даних для аналізу.
Типові помилки в побудові воронки
Ми пройшли десятки аудитів CRM-систем у різних бізнесах. Нижче — помилки, які зустрічаємо найчастіше. Не як виняток, а як правило.
Етапи описують дії менеджера, а не стан угоди
«Зателефонував», «Відправив КП», «Нагадав» — це дії, а не стани. Воронка повинна показувати, де зараз знаходиться клієнт, а не що востаннє зробив менеджер. Правильний етап — «КП отримано і розглядається», а не «КП відправлено».
Різниця суттєва: якщо фокус на діях менеджера, ви керуєте активністю. Якщо фокус на стані угоди — ви керуєте прогресом і конверсією.
Різниця суттєва: якщо фокус на діях менеджера, ви керуєте активністю. Якщо фокус на стані угоди — ви керуєте прогресом і конверсією.
Немає чітких критеріїв переходу між етапами
Коли угода переходить із «Переговори» в «Угода/Договір»? Якщо у вашій команді немає однозначної відповіді — дані в CRM будуть хаотичними. Один менеджер переведе угоду після усної згоди клієнта, інший — тільки після підписання.
Для кожного переходу між етапами має бути зафіксований конкретний тригер: що саме повинно відбутися, щоб угода рухалася далі. Це і є основа кваліфікаційної методики — BANT, MEDDIC або власна, адаптована під ваш продукт.
Для кожного переходу між етапами має бути зафіксований конкретний тригер: що саме повинно відбутися, щоб угода рухалася далі. Це і є основа кваліфікаційної методики — BANT, MEDDIC або власна, адаптована під ваш продукт.
Одна воронка для всіх продуктів і каналів
Продаж консалтингового проєкту на 3 місяці і продаж разового навчання — це різні цикли, різні особи, що приймають рішення, і різні заперечення. Якщо ви ведете їх в одній воронці, аналітика буде безглуздою: середній час угоди не матиме жодного сенсу.
Окремі воронки варто мати хоча б для різних продуктових ліній і для різних каналів залучення (вхідні заявки vs. холодний аутрич). Про те, як правильно сегментувати угоди в CRM-системі, ми детальніше писали в статті про структуру CRM для відділу продажів.
Окремі воронки варто мати хоча б для різних продуктових ліній і для різних каналів залучення (вхідні заявки vs. холодний аутрич). Про те, як правильно сегментувати угоди в CRM-системі, ми детальніше писали в статті про структуру CRM для відділу продажів.
Програні угоди не класифікуються
«Програно» — це не етап, це кошик. Якщо ви не знаєте, чому програли — через ціну, через конкурента, через те, що клієнт узагалі відмовився від вирішення задачі — ви не можете нічого покращити.
Обов'язково налаштуйте поле «Причина відмови» з фіксованим переліком варіантів. Мінімальний набір: ціна, конкурент, немає бюджету, відклали рішення, невідповідність продукту. Аналізуйте цей зріз щомісяця — там ховається інформація для роботи із запереченнями і позиціонуванням.
Обов'язково налаштуйте поле «Причина відмови» з фіксованим переліком варіантів. Мінімальний набір: ціна, конкурент, немає бюджету, відклали рішення, невідповідність продукту. Аналізуйте цей зріз щомісяця — там ховається інформація для роботи із запереченнями і позиціонуванням.
Воронка є, але нею не керують
Найгірший варіант — це воронка, яку налаштували при впровадженні CRM, а потім забули. Менеджери ведуть угоди як звикли, КВП не перевіряє актуальність даних, і через 3 місяці в «Переговорах» висить 60 угод, половина з яких давно програна або вже стала клієнтами.
Воронка потребує регулярного перегляду: щотижня — оперативне відстеження, щомісяця — аналіз конверсій між етапами і оновлення критеріїв, якщо щось змінилось у процесі продажів.
Воронка потребує регулярного перегляду: щотижня — оперативне відстеження, щомісяця — аналіз конверсій між етапами і оновлення критеріїв, якщо щось змінилось у процесі продажів.
Автоматизації на кожному етапі воронки
Воронка без автоматизацій — це просто трекер статусів. З автоматизаціями вона стає системою, яка сама нагадує, контролює і комунікує.
Ключовий принцип: автоматизація не замінює менеджера — вона забирає рутину і страхує від забудькуватості. Менеджер усе одно ухвалює рішення, але система гарантує, що жодна угода не «зависне» без уваги.
Ключовий принцип: автоматизація не замінює менеджера — вона забирає рутину і страхує від забудькуватості. Менеджер усе одно ухвалює рішення, але система гарантує, що жодна угода не «зависне» без уваги.
Новий лід → Перший контакт
Що автоматизувати: миттєве сповіщення менеджеру при надходженні заявки (пуш, Telegram, email), автоматичне призначення відповідального за правилом черги або за джерелом, завдання «Зателефонувати протягом 15 хвилин».
Навіщо: швидкість першого контакту прямо корелює з конверсією. За нашими спостереженнями в проєктах, де перший дзвінок відбувається до 10 хвилин після заявки, конверсія в кваліфікований лід вища на 30–40% порівняно з компаніями, де менеджер передзвонює «коли звільниться».
Навіщо: швидкість першого контакту прямо корелює з конверсією. За нашими спостереженнями в проєктах, де перший дзвінок відбувається до 10 хвилин після заявки, конверсія в кваліфікований лід вища на 30–40% порівняно з компаніями, де менеджер передзвонює «коли звільниться».
Перший контакт → Кваліфікація
Що автоматизувати: відправка листа-знайомства з матеріалами про компанію (кейси, відповіді на типові запитання), нагадування менеджеру через 24 години, якщо угода не переведена на наступний етап.
Навіщо: менеджер після першого дзвінка часто «тримає угоду в голові» і не фіксує наступний крок. Нагадування через добу — це м'який контроль без мікроменеджменту.
Навіщо: менеджер після першого дзвінка часто «тримає угоду в голові» і не фіксує наступний крок. Нагадування через добу — це м'який контроль без мікроменеджменту.
Кваліфікація → КП / Пропозиція
Що автоматизувати: завдання підготувати КП з дедлайном, автоматичний лист клієнту «Ваша пропозиція буде готова до [дата]», повідомлення керівнику, якщо КП не відправлено в обумовлений термін.
Детальніше про те, як налаштувати автоматичні завдання і нагадування в CRM, читайте в нашому матеріалі про автоматизацію роботи відділу продажів.
Детальніше про те, як налаштувати автоматичні завдання і нагадування в CRM, читайте в нашому матеріалі про автоматизацію роботи відділу продажів.
КП / Пропозиція → Переговори
Що автоматизувати: нагадування менеджеру зателефонувати через 2 дні після відправки КП (якщо клієнт не відповів), автоматичний лист клієнту через 3 дні з питанням «Чи є запитання щодо пропозиції?», ескалація керівнику, якщо угода стоїть на цьому етапі більше 7 днів без руху.
Навіщо: eтап «КП відправлено» — найчастіше місце, де угоди «зависають» нескінченно. Менеджер відчуває незручність нагадувати — автоматизація робить це нейтрально і регулярно.
Навіщо: eтап «КП відправлено» — найчастіше місце, де угоди «зависають» нескінченно. Менеджер відчуває незручність нагадувати — автоматизація робить це нейтрально і регулярно.
Переговори → Угода / Договір
Що автоматизувати: відправка шаблону договору або посилання на підписання, нагадування через 2 дні, завдання менеджеру «Узгодити фінальні умови», сповіщення юридичному або фінансовому відділу (якщо потрібне їхнє залучення).
Виграно
Що автоматизувати: вітальний лист клієнту, автоматичний запуск онбордингового сценарію (перші кроки після оплати), завдання аккаунт-менеджеру, запит на відгук або NPS через 30 днів.
Програно
Що автоматизувати: обов'язкове заповнення поля «Причина відмови» (CRM не дозволяє закрити угоду без цього поля), автоматичне переміщення контакту в сегмент «Відкласти до [дата]» для повторного контакту через 3–6 місяців.
Аналітика воронки: які метрики відстежувати
Воронка без аналітики — це красива картинка. Аналітика — це відповідь на запитання «де саме ми втрачаємо гроші і чому».
Ось метрики, які ми відстежуємо в роботі з клієнтами і рекомендуємо впровадити в будь-якому відділі продажів.
Ось метрики, які ми відстежуємо в роботі з клієнтами і рекомендуємо впровадити в будь-якому відділі продажів.
Конверсія між етапами (Stage Conversion Rate)
Скільки відсотків угод переходять з одного етапу на наступний. Наприклад: із 100 лідів 60 дійшли до кваліфікації, 30 отримали КП, 15 дійшли до переговорів, 8 закрились у виграш.
Саме тут ховається «дира» у воронці. Якщо конверсія з кваліфікації в КП — 80%, а з КП у переговори — 20%, проблема в пропозиції: або ціна, або формат, або зміст. Це вже конкретна гіпотеза для покращення.
Як часто переглядати: щотижня в операційному форматі, щомісяця — глибокий аналіз.
Саме тут ховається «дира» у воронці. Якщо конверсія з кваліфікації в КП — 80%, а з КП у переговори — 20%, проблема в пропозиції: або ціна, або формат, або зміст. Це вже конкретна гіпотеза для покращення.
Як часто переглядати: щотижня в операційному форматі, щомісяця — глибокий аналіз.
Середній час на кожному етапі (Average Stage Duration)
Скільки днів у середньому угода «живе» на кожному кроці. Якщо норма для КП — 3 дні, а фактично угоди стоять по 10 — це сигнал або про проблему з продуктом, або про пасивність менеджера на цьому кроці.
Цей показник також допомагає прогнозувати: якщо ви знаєте, що середній цикл угоди — 21 день, ви можете планувати надходження і керувати завантаженням команди.
Цей показник також допомагає прогнозувати: якщо ви знаєте, що середній цикл угоди — 21 день, ви можете планувати надходження і керувати завантаженням команди.
Win Rate (Загальна конверсія у виграш)
Частка закритих угод від загальної кількості угод, що потрапили у воронку. Нормальний показник сильно залежить від галузі та джерела лідів. Для вхідних заявок у B2B-сегменті 15–25% — це реалістичний орієнтир. Для холодного аутричу — 5–10%.
Важливо не просто знати цифру, а відстежувати її в розрізі: по менеджерах, по джерелах, по продуктових лініях. Менеджер із win rate 30% і менеджер із win rate 8% — це не питання «хтось старанніший», це питання методики і навичок, яке потребує конкретного втручання.
Важливо не просто знати цифру, а відстежувати її в розрізі: по менеджерах, по джерелах, по продуктових лініях. Менеджер із win rate 30% і менеджер із win rate 8% — це не питання «хтось старанніший», це питання методики і навичок, яке потребує конкретного втручання.
Середня сума угоди (Average Deal Size)
Якщо цей показник падає — або знижуєте ціни під тиском, або залучаєте менш платоспроможних клієнтів. Якщо зростає — або якісніші ліди, або менеджери краще продають додаткові послуги.
Відстежуйте цю метрику в розрізі по менеджерах: різниця між середніми сумами угоди у різних людей часто вражає і дає зрозуміти, хто вміє правильно формувати цінність, а хто одразу опускається до знижок.
Відстежуйте цю метрику в розрізі по менеджерах: різниця між середніми сумами угоди у різних людей часто вражає і дає зрозуміти, хто вміє правильно формувати цінність, а хто одразу опускається до знижок.
Velocity воронки (Pipeline Velocity)
Інтегральна метрика, яка показує, скільки грошей «рухається» через воронку за одиницю часу.
Формула проста:
Pipeline Velocity = (Кількість угод × Win Rate × Середня сума) ÷ Довжина циклу в днях
Наприклад: 50 угод × 0,20 × 80 000 грн ÷ 30 днів = 26 667 грн/день.
Ця цифра дозволяє прогнозувати виручку і розуміти, що потрібно змінити, щоб її збільшити: більше угод на вході, вищий win rate, більша сума або коротший цикл.
Формула проста:
Pipeline Velocity = (Кількість угод × Win Rate × Середня сума) ÷ Довжина циклу в днях
Наприклад: 50 угод × 0,20 × 80 000 грн ÷ 30 днів = 26 667 грн/день.
Ця цифра дозволяє прогнозувати виручку і розуміти, що потрібно змінити, щоб її збільшити: більше угод на вході, вищий win rate, більша сума або коротший цикл.
Причини програшу
Про це вже йшлося в розділі про помилки, але варто повторити: регулярний аналіз причин програшу — одна з найціннішіх речей, які ви можете робити з даними воронки. Щомісяця переглядайте топ-3 причини і формуйте конкретні гіпотези — що можна змінити в пропозиції, аргументації або процесі.
Дашборд замість таблиці
Всі ці метрики повинні бути доступні в одному дашборді — без ручного зведення в Excel. Більшість CRM-систем мають вбудований конструктор звітів, але якщо стандартних можливостей не вистачає, дашборди розгортають у BI-інструментах (Looker Studio, Power BI).
Про те, як будувати аналітичні дашборди для відділу продажів, ми детально написали в окремому матеріалі — дашборди для керівника відділу продажів.
Про те, як будувати аналітичні дашборди для відділу продажів, ми детально написали в окремому матеріалі — дашборди для керівника відділу продажів.
Як почати: практичний мінімум для запуску
Якщо ви зараз читаєте це і розумієте, що ваша воронка потребує переробки — не намагайтесь зробити все й одразу.
Ось послідовність, яка дає результат за 2–3 тижні:
Тиждень 1. Зафіксуйте реальний процес продажів, як він є зараз. Поговоріть із менеджерами, зберіть 10–15 закритих угод і відновіть, які кроки фактично відбувались. Саме ця карта стане основою для воронки.
Тиждень 2. Спростіть до 5–7 ключових етапів, пропишіть критерії переходу між ними. Перенесіть у CRM, проведіть коротке навчання для команди.
Тиждень 3. Налаштуйте базові автоматизації — нагадування, ескалації, сповіщення. Підключіть мінімальний дашборд із конверсіями і часом на кожному етапі.
Через місяць у вас будуть перші реальні дані для аналізу. Саме на їхній основі вносіть корективи — не раніше.
Якщо ваша компанія використовує конкретну CRM і ви хочете зрозуміти, як максимально використати її функціонал для воронки — ознайомтесь із нашими матеріалами про налаштування Pipedrive та впровадження Kommo CRM.
Ось послідовність, яка дає результат за 2–3 тижні:
Тиждень 1. Зафіксуйте реальний процес продажів, як він є зараз. Поговоріть із менеджерами, зберіть 10–15 закритих угод і відновіть, які кроки фактично відбувались. Саме ця карта стане основою для воронки.
Тиждень 2. Спростіть до 5–7 ключових етапів, пропишіть критерії переходу між ними. Перенесіть у CRM, проведіть коротке навчання для команди.
Тиждень 3. Налаштуйте базові автоматизації — нагадування, ескалації, сповіщення. Підключіть мінімальний дашборд із конверсіями і часом на кожному етапі.
Через місяць у вас будуть перші реальні дані для аналізу. Саме на їхній основі вносіть корективи — не раніше.
Якщо ваша компанія використовує конкретну CRM і ви хочете зрозуміти, як максимально використати її функціонал для воронки — ознайомтесь із нашими матеріалами про налаштування Pipedrive та впровадження Kommo CRM.
Висновок
Команда Brutal Marketing пропонує безліч функцій, які відповідають тим самим потребам і роблять процес продажу справді плавним і безперешкодним. Якщо вам потрібно більше дізнатися про позитивний ефект, який ця інтуїтивно зрозуміла CRM для продажів зможе надати для вашого бізнесу, зв'яжіться з нами.
Pipedrive, Key CRM, Kommo — це декілька з таких інтелектуальних CRM для бізнесу, що може допомогти вам оптимізувати процес продажів для досягнення ваших цілей із продажу. Просунута CRM використовується відділами продажу різного розміру.
За допомогою цього високоякісного інструменту продажів ви можете створити кілька продажів конвеєрів для ефективного управління етапами процесу продажів. Ви можете додавати, редагувати та перейменовувати свої угоди з продажу. Використовуючи CRM, можна легко відстежувати шлях покупців.
Pipedrive, Key CRM, Kommo — це декілька з таких інтелектуальних CRM для бізнесу, що може допомогти вам оптимізувати процес продажів для досягнення ваших цілей із продажу. Просунута CRM використовується відділами продажу різного розміру.
За допомогою цього високоякісного інструменту продажів ви можете створити кілька продажів конвеєрів для ефективного управління етапами процесу продажів. Ви можете додавати, редагувати та перейменовувати свої угоди з продажу. Використовуючи CRM, можна легко відстежувати шлях покупців.
Ми в Brutal Marketing підберемо для вас найкращу програму CRM, яку ви зможете використати у своєму бізнесі. Ми із задоволенням розповімо вам про можливості програми та покажемо, які налаштування точно допоможуть вам досягти бажаних фінансових результатів.
Часті питання
Чи можна використовувати одну воронку для всіх напрямків бізнесу?
Технічно — так. Практично — це призводить до розмитої аналітики і некоректних висновків. Якщо ваші продукти мають суттєво різний цикл угоди (наприклад, 3 дні і 3 місяці), або залучають різних осіб, що приймають рішення, — окремі воронки обов'язкові. Інакше жодна метрика не буде достовірною.
Скільки часу займає правильне налаштування воронки в CRM?
Базова воронка з критеріями і автоматизаціями — від 3 до 10 робочих днів залежно від складності процесу і CRM-системи. Більшу частину цього часу займає не технічне налаштування, а опрацювання самого процесу продажів: з'ясування реальних кроків, узгодження критеріїв між менеджерами та керівництвом.
Як зрозуміти, що воронка побудована правильно?
Є простий тест: попросіть двох різних менеджерів незалежно розмістити одну й ту саму угоду в потрібний етап. Якщо їхні відповіді збігаються — критерії зрозумілі й однозначні. Якщо відрізняються — потрібне доопрацювання. Правильна воронка не залишає простору для інтерпретацій.
Чи потрібні автоматизації відразу при запуску?
Ні. На старті важливіше, щоб команда взагалі почала вести угоди в CRM за новою структурою. Автоматизації додавайте поступово — спочатку найбільш болісні місця (пропущені нагадування, зависання без руху), потім решту. Перевантаження системою на старті — одна з головних причин, чому впровадження CRM провалюється.
Що робити, якщо менеджери ігнорують CRM і ведуть угоди в таблицях?
Це питання не технічне, а управлінське. CRM не буде використовуватись, якщо керівник сам приймає звіти в Excel і не вимагає актуальних даних у системі. Якщо всі оперативні рішення (розподіл лідів, бонуси, плани) ухвалюються на основі CRM — менеджери адаптуються за 2–3 тижні.
Отримайте аудит вашої воронки продажів
Ми в Brutal Marketing перевіримо, як зараз побудована ваша воронка в CRM, де ви втрачаєте угоди і що можна виправити за 2–3 тижні. Без загальних рекомендацій — тільки конкретні зміни під ваш процес.
Залишити заявку на аудит CRM і воронки продажів можна в формі нижче.
Залишити заявку на аудит CRM і воронки продажів можна в формі нижче.
Надсилаючи заявку, Ви погоджуєтесь з політикою конфіденційності
© 2017-2026, Brutal Marketing
All rights reserved
© 2017-2026, Brutal Marketing
All rights reserved