Кейс рекрутингового агентства Uspi Work. Внедрение CRM, автоматизация коммуникаций, настройка телефонии и аналитики – Brutal Marketing

Uspi Work – это профессиональное агентство по предоставлению услуг аутсорсинга и работы для соискателей. Деятельность компании связывает польских работодателей с будущими сотрудниками из-за рубежа. Ситуация на польском рынке труда сложная, поэтому предприниматели все чаще и охотнее принимают на работу людей, которые хотят начать новый этап в своей жизни в новой для себя стране. Главный офис компании находится в г. Быдгощ, Польша.

Сайт: https://uspi-work.com/
Количество сотрудников: 21

Uspi Work - хорошо зарекомендовавшая себя компания по предоставлению услуг аутсорсинга и работы для соискателей. Имея репутацию очень опытного, надежного и глубоко увлеченного своим делом, компании доверяют более 5000 клиентов со всего мира уже более 10 лет.

В сентябре 2023 года администраторы компании Uspi Work по рекомендации наших прошлых клиентов обратились к нам в Brutal Marketing с задачей по внедрению CRM-системы Kommo в отдел продаж и отдел поддержки рекрутинговой компании.

До внедрения CRM руководители компании сталкивались с основной проблемой — потерей клиентских заявок, которые поступали из более чем 10 источников. Это усложняло контроль и оценку эффективности работы сотрудников отдела продаж. Также отсутствовал инструмент для сбора качественных данных, что делало аналитические процессы неэффективными и мешало принятию обоснованных управленческих решений.

Цель внедрения - аккумуляция и контроль всех обращений клиентов, улучшения качества работы с лидами и клиентами, настойка контроля исполнения задач, автоматизация коммуникации с клиентами.

Особенностью запроса было обьединение на базе одной CRM-системы нескольких направлений работы компании, также подключения нескольких десятков источников лидов и построение качественной информативной аналитики по продуктам. В процессе обработки заявок возникала серьезная проблема учета и распределения заявок между ответственными менеджерами, разбивка на разные услуги и категории, направления. Также мы решили задачу удаленного доступа в систему сотрудников отдела продаж - после внедрения системы менеджеры смогли работать с любой точки мира (часть ОП работает на удаленке).

Администрация Uspi Work определили для себя, что нужна система, которая поможет автоматизировать и структурировать работу отделов.

После обращения заказчика, на основании заполненого ранее брифа, провели интервью c руководителем отдела продаж и отдела поддержки клиентов компании, выяснили детали бизнес-процессов, изучили результаты опроса менеджеров (какой функционал системы хотели бы видеть она) и приступили к работе над проектом.

По результатам брифа проведена настройка воронок продаж, полей и автоматических задач. После промежуточного аудита проделанной работы приступили к настройке интеграции CRM с сайтами компании и социальными сетями Uspi Work.

Теперь заявка после заполнения форм попадает сразу в нужную воронку CRM, в зависимости от типа обращения. Затем мы настроили Цифровую воронку продаж. Когда поступает заявка с сайта, система распределяет ее на свободного менеджера (назначение ответственного менеджера зависит от количества открытых сделок на него). Как только менеджер становится ответственным за лид, система автоматически создает карточку сделки и ставит первую задачу.

Следующий шаг — позвонить или связаться с клиентом, выявить потребность. По результатам интервью мы создали специальные поля для качественной работы со сделками. Менеджеру на экране система подсвечивает все поля, которые ему необходимо заполнить.

Также мы сделали интеграцию CRM с Facebook и Instagram страницами. Теперь менеджер при получении нового лида с страниц социальных сетей может позвонить клиенту прямо из карточки CRM, и этот разговор автоматически отобразится в карточке сделки/клиента - в будущем его можно будет прослушать в два клика. Была реализована также интеграция с публичными каналами Viber и Telegram, подключены к системе корпоративные номера менеджеров WhatsApp, Viber, Telegram.

Во время первичного интервью с клиентом мы выясняли все процессы, что происходят с клиентом при переходе на каждый с этапов воронки продаж. И на основании этих данных проводили автоматизацию.

Также в процессе внедрения системы CRM была выбрана и настроена виртуальная телефония Ringostat, для менеджеров созданы индивидуальные доступа. Это позволило собирать и анализировать звонки на стороне CRM, также распредилять автоматически все звонки между соответствующими сделками, за которыми эти менеджеры закреплены. Добавлено голосовое меню.

Вместе с функционалом платформы Ringostat теперь у нас появилась возможность видеть более детальную аналитику по сделкам в системе.

На стороне системы CRM настроена автоматизация по отправке email, sms, viber и whatsapp уведомлений покупателям с маркетинговыми рассылками. Особенность рассылок также в том, что компания работает на рынках 10+ стран, и автоматизацию необходимо было делать также в зависимости от языка клиента, и региона, в котором он проживает.

После внедрения системы Kommo провели обучение персонала, заказчик получил индивидульную ссылку на видео (запись обучения работы в системе) для доступа к обучению менеджеров (как текущих, так и новых).

В результате разработок и интеграций Brutal Marketing команда рекрутингового агентства Uspi Work получила удобную систему с автоматизированной работой. Благодаря максимальному упрощению всех операций, заявки обрабатываются в кратчайшее время.

Все лиды фиксируются и обрабатываются. Система теперь сама контролирует загруженность менеджеров. Удобные виджеты и интеграции избавили менеджеров от большого объёма рутинных задач.

В итоге CRM ведёт продавцов по всем этапам сделки и позволяет не упустить ни одной важной детали и максимально упростить и автоматизировать работу менеджеров.