BRUTAL MARKETING

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ПЕРЕД ВНЕДРЕНИЕМ CRM: ПОЧЕМУ КОМАНДА РЕШАЕТ ВСË

BRUTAL MARKETING

Почему пользователь должен быть основой для вашего проекта?

Исследование пользователей перед внедрением CRM: почему команда решает всё

Около 70% CRM-проектов не достигают тех результатов, ради которых их запускали. Система внедрена, деньги потрачены, обучение проведено — но менеджеры по-прежнему ведут сделки в Excel, а руководитель не получает никакой достоверной аналитики. Причину обычно ищут в неправильном выборе платформы, слабом обучении или сопротивлении сотрудников. На самом деле проблема в другом: систему настраивали под бизнес-процессы на бумаге, не спросив тех, кто работает в реальности.

Мы в Brutal Marketing за несколько лет внедрений видели этот сценарий десятки раз. Компания выбирает CRM, заказывает настройку, проводит обучение — и через три месяца система стоит мёртвым грузом. Сотрудники не заполняют поля, потому что им это неудобно. Руководство не видит данных, потому что их никто не вносит. А интегратор уже получил деньги и ушёл.

Решение не в другой платформе. Решение — в user research: исследовании реальных пользователей CRM до того, как вы прикоснулись к настройкам.

Почему CRM не приживается: настоящая причина провалов

Представьте: вы покупаете новый инструмент для столярной мастерской. Дорогой, функциональный — в каталоге он делает всё. Но мастера работают левой рукой, а инструмент заточен под правую. Его не используют — не потому что мастера плохие, а потому что инструмент не под них.

С CRM происходит ровно то же самое. Руководитель или интегратор формирует техническое задание на основе того, как процесс должен выглядеть по логике бизнеса. Но сотрудники работают иначе — у них свои маршруты, свои обходные решения, свои привычки. Когда CRM эти привычки игнорирует, люди начинают саботировать систему — пусть и неосознанно.

Самая частая жалоба, которую мы слышим от менеджеров по продажам: «Чтобы закрыть сделку в CRM, мне нужно сделать 12 кликов». Двенадцать. Вместо того чтобы звонить следующему клиенту. Это не проблема CRM как платформы — это проблема настройки, которую делали без учёта реального рабочего процесса.
Почему CRM не приживается: настоящая причина провалов | Исследование пользователей перед внедрением CRM: почему команда решает всё – Brutal Marketing

Что такое user research применительно к CRM

User research — это не опрос с вопросом «что вам нравится в текущей системе». Это структурированное исследование того, как люди реально выполняют свою работу: какие задачи решают, в каком порядке, где тормозят, где придумывают собственные решения.

В контексте внедрения CRM user research отвечает на три конкретных вопроса:
  1. как сотрудники работают сейчас — до появления новой системы;
  2. где у них возникают трудности — точки напряжения и потерь времени;
  3. что им реально нужно — не что они просят, а что решит их проблему.

Разница между вторым и третьим пунктом критически важна. Если спросить менеджера «что добавить в CRM?», он скажет: «Хочу уведомления о просроченных задачах». Но если понаблюдать за его работой, окажется, что задачи вообще не создаются — он держит всё в голове, потому что в текущей системе создание задачи занимает слишком много шагов. Решение — не уведомления, а упрощение процесса создания задачи.

Кто проводит user research — и когда

Если вы нанимаете интегратора для внедрения CRM, исследование пользователей — это его работа, не ваша. Но вы должны понимать, из чего оно состоит, чтобы проверить, что оно вообще проводится.
Хороший интегратор делает это до написания технического задания. Плохой начинает с ТЗ, а потом спрашивает: «Есть какие-то пожелания?» — и уходит настраивать.

Если вы внедряете CRM силами собственной команды, user research ложится на плечи руководителя проекта или РОПа. В этом случае важно помнить: РОП — тоже не конечный пользователь. Он ставит задачи, а не выполняет их. Его взгляд на процесс работы менеджеров может существенно отличаться от реальности.

Методы исследования: как это делается на практике

Глубинные интервью

Разговор один на один с сотрудниками — по 30–60 минут. Не про CRM, не про «что хотите видеть в системе». Про их рабочий день: с чего начинают, как работают с клиентами, где теряют время, что раздражает.

Критически важная установка: не приходить с гипотезами. Если интегратор приходит с вопросом «удобно ли вам будет видеть воронку продаж вот так?» — это не исследование, это подтверждение его собственного решения. Настоящее интервью — открытые вопросы, активное слушание, уточнения.
Мы всегда спрашиваем: «Расскажите, как проходит ваш обычный рабочий день с самого начала». Из этого простого вопроса вылезает 80% того, что нужно знать для настройки CRM.

Наблюдение за работой

Это сидеть рядом с менеджером и смотреть, как он работает — 1–2 часа. Не слушать, что он рассказывает, а видеть, что он делает. Разница колоссальная.

Люди не осознают большую часть своих рабочих привычек. Они переключаются между вкладками, копируют данные из мессенджера в таблицу, ставят напоминалки в телефоне — и не считают это проблемой, потому что делают так всегда. Но именно это и есть боль, которую CRM должна снять.

Особое внимание — на «стикеры»: желтые листочки на мониторах, заметки на полях, сохранённые шаблоны ответов в мессенджерах. Каждый такой «костыль» — это функция, которую CRM должна взять на себя.

Анализ текущих инструментов

Попросите доступ к тому, в чём сотрудники работают сейчас: Excel-таблицы, Google Sheets, папки с документами, переписки в мессенджерах. Это покажет, какие данные они реально фиксируют и в каком формате думают.

Если у менеджера есть личная таблица с 40 колонками — не смейтесь. Это его операционная система. Задача CRM — стать лучше этой таблицы, а не просто заменить её принудительно.

Фокус-группы

Групповая сессия с командой — 4–8 человек — даёт другой срез. Здесь видно, как люди взаимодействуют между собой, кто принимает решения, какие есть скрытые конфликты в процессе.

Часто оказывается, что «проблема с CRM» — это на самом деле проблема между отделами, которые не договорились о зонах ответственности.

Что вы узнаёте в результате исследования

Реальный рабочий процесс — не тот, который в регламенте

Каждая компания имеет два процесса: написанный (регламенты, инструкции, официальные схемы) и живой (то, как работа происходит на самом деле). Они никогда не совпадают полностью.

Мы работали с дистрибьюторской компанией, где по регламенту менеджер должен был сначала квалифицировать клиента, потом отправить КП, потом фиксировать статус. На практике 70% сделок начинались с входящего звонка, где клиент уже всё знал и хотел только цену. Менеджеры пропускали этапы квалификации — не потому что ленились, а потому что они были бессмысленны для этого типа клиента. CRM настроили под регламент — и она не работала.

После user research переделали воронку под реальность — и через 6 недель заполняемость карточек выросла с 40% до 87%.

Точки потерь и раздражения

Каждый лишний клик, каждое поле «заполни обязательно», каждый переход между системами — это микропотеря. По отдельности незаметная, в сумме — катастрофическая.

Один из наших клиентов подсчитал, что его менеджер тратит 47 минут в день на «административную работу в CRM»: заполнение полей, перенос данных, создание задач. Это почти час, который можно было потратить на звонки. После исследования и реструктуризации — 18 минут. Конверсия в следующий звонок выросла, потому что менеджеры успевали делать больше попыток.

Неочевидные потребности

Иногда исследование показывает то, что никто не формулировал как проблему. Например, что менеджеры работают с клиентами в WhatsApp, а в CRM вносят только «итог» — и тем самым теряют весь контекст переписки. Решение — интеграция мессенджера с CRM. Никто об этом не просил, потому что не знал, что так можно.

Или выясняется, что три менеджера дублируют звонки одним и тем же клиентам — просто потому что в текущей системе нет чёткой территории. Это не проблема CRM, это проблема организации работы — но решить её можно настройками системы.

Скрытые конфликты между отделами

User research часто вскрывает трения, о которых никто не говорит вслух. Отдел продаж обвиняет маркетинг в «мусорных лидах», маркетинг говорит, что продажи «сливают» заявки. В CRM это выглядит как пустые карточки или неправильные статусы. Пока не разобраться в корне — никакая система не поможет.

Прежде чем настраивать CRM, важно правильно поставить цели продаж и зафиксировать зоны ответственности каждого отдела. Иначе CRM станет полем битвы, а не инструментом роста.

Что происходит, если пропустить user research

CRM превращается в обузу

Система, которая не упрощает работу, а усложняет её, — худший из возможных исходов. Люди начинают воспринимать CRM как отчётный инструмент для руководства, а не как помощника. Данные вносятся формально, «чтобы отстали». Достоверность падает, а руководитель принимает решения на основе мусорной аналитики.

Аргументы в пользу CRM работают только тогда, когда система реально встроена в рабочий процесс. Когда она навязана сверху без учёта реальности — эти аргументы не работают.

Вы теряете объективность

Команда разработки или настройки, которая долго работает над продуктом без контакта с конечными пользователями, начинает проектировать под себя. Каждое решение становится субъективным: «мне кажется, это удобно», «логично будет сделать так». Это классическая ловушка — и из неё очень трудно выбраться, когда система уже запущена.

Вы тратите деньги на переделки

По нашей практике: каждый этап, пропущенный до запуска, стоит в 3–5 раз дороже, если его нужно переделывать после. Перенастройка воронки, изменение полей, обучение сотрудников заново — всё это можно было сделать правильно с первого раза, если потратить неделю на исследование.

Как превратить результаты исследования в настройки CRM

Персонажи пользователей (user personas)

После интервью и наблюдений формируются профили реальных пользователей системы. Не «менеджер по продажам», а конкретный образ: что этот человек делает, чего хочет добиться, что ему мешает. Для B2B-компании с 10 менеджерами это может быть 2–3 разных профиля — «охотник» за новыми клиентами, менеджер по ведению базы и аккаунт-менеджер крупных сделок. Каждому нужна своя конфигурация CRM.

Карта процесса (as-is и to-be)

Исследование даёт картину «как есть» (as-is): реальные шаги, реальные инструменты, реальные боли. На её основе проектируется «как будет» (to-be) — не идеальная схема с нуля, а улучшенная версия того, что уже работает.

Это принципиальная разница. Если to-be — это фантазия аналитика, оторванная от as-is, сотрудники не примут её. Если это эволюция их собственных процессов — примут, потому что увидят свою логику в новой системе.

Приоритизация функций

Не все боли одинаково важны. User research помогает расставить приоритеты: что мешает работе больше всего — то и решается в первую очередь. Остальное — в следующих итерациях.

Мы всегда рекомендуем запускать CRM в минимальной конфигурации: только то, что реально нужно прямо сейчас. Перегруженная функциями система с первого дня отпугивает сотрудников. Лучше добавлять постепенно, когда база уже освоена.

Тестирование перед запуском

После первичной настройки — обязательный тест с реальными пользователями. Дать менеджерам поработать в системе 1–2 недели в режиме «пилота» и собрать обратную связь. Это не финальный запуск — это проверка гипотез. Хорошая CRM должна пройти минимум два-три таких цикла, прежде чем стать основным инструментом.

Кто в компании должен участвовать в user research

Исследование охватывает разные уровни — и это не опционально. Без каждого из них картина будет неполной.

Менеджеры по продажам — главные пользователи. Именно их рабочий день CRM должна упростить. Их голос — приоритет.

Руководитель отдела продаж — видит процесс сверху, знает, какие данные нужны для принятия решений, где системные провалы. Но его не нужно путать с «рядовым» пользователем: у него другие задачи и другой взгляд.

Маркетинг — если CRM интегрирована с лидогенерацией, без маркетинга настройка будет неполной. Как приходят лиды, в каком виде, с какими данными — всё это влияет на воронку.

IT или технический специалист — если в компании есть внутренняя инфраструктура (телефония, ERP, складская система), её нужно учесть при настройке интеграций.

User research при выборе CRM-платформы: это тоже исследование

Многие компании ошибочно думают, что сначала нужно выбрать платформу, а потом уже думать о пользователях. На самом деле — наоборот. User research должен предшествовать выбору системы.

Если ваша команда работает преимущественно с входящим потоком и коротким циклом сделки — вам нужна одна архитектура CRM. Если у вас длинные B2B-сделки с несколькими ЛПР и сложными согласованиями — совсем другая. Это определяет не только настройки, но и выбор платформы.

Например, для компаний с высоким объёмом заявок и активной e-commerce-составляющей Key CRM часто подходит лучше, чем более «продажная» Pipedrive. Но это не абстрактное правило — это вывод, который должен вытекать из исследования конкретной команды.

Как понять, что user research проведён хорошо

Есть несколько признаков, которые говорят о том, что исследование дало реальный результат, а не формально «галочку».

После исследования у вас есть ответы на конкретные вопросы:
  • сколько этапов в реальной воронке и чем они отличаются от официальной;
  • какие поля данных менеджеры действительно используют в работе;
  • какие инструменты они используют параллельно с CRM (и почему);
  • где в процессе сделки теряется больше всего времени;
  • какие типы клиентов и сделок требуют разного подхода.

Вы можете объяснить каждое решение по настройке CRM через боль пользователя. «Мы добавили это поле, потому что менеджеры каждый раз спрашивают клиента о размере компании — теперь это в карточке с первого касания». Если не можете объяснить — решение, скорее всего, взято из воздуха.

Сотрудники узнают себя в описании процесса. Когда вы показываете им схему воронки или прототип карточки клиента — они говорят «да, именно так мы и работаем», а не «ну, примерно». Это значит, вы попали в точку.

После запуска: user research не заканчивается

CRM — это живая система. Команда растёт, процессы меняются, появляются новые каналы. То, что работало год назад, может мешать сегодня.

Мы рекомендуем проводить мини-исследования каждые 6 месяцев: короткие интервью с 3–5 ключевыми пользователями, анализ того, какие поля не заполняются и почему, аудит воронки на предмет «залипших» сделок. Это позволяет держать CRM в рабочем состоянии, а не позволять ей постепенно деградировать в очередной «забытый инструмент».

Контроль качества работы отдела продаж невозможен без актуальных данных в CRM. А актуальные данные появляются только тогда, когда система удобна для тех, кто их вносит.

Регулярный аудит CRM хорошо дополняется сквозной аналитикой продаж: когда видно, где в воронке падает конверсия, становится понятно, где система не поддерживает менеджера, а мешает ему.

Часто задаваемые вопросы

Что такое user research и зачем он нужен при внедрении CRM?

User research — это исследование поведения, задач и болей конечных пользователей системы. При внедрении CRM он нужен для того, чтобы выбрать или настроить систему под реальные рабочие процессы сотрудников, а не под абстрактные бизнес-требования. Без этого этапа CRM часто не приживается в команде.

Как провести исследование пользователей перед настройкой CRM?

Начните с наблюдений за работой сотрудников и глубинных интервью. Важно не приходить с готовыми гипотезами — задача исследования выявить настоящие потребности, а не подтвердить уже принятые решения. Фиксируйте моменты, где люди испытывают трудности или используют обходные решения.

Можно ли провести user research самостоятельно, без интегратора?

Да, если у вас есть человек, который умеет задавать открытые вопросы и не давить на собеседника своими гипотезами. Чаще всего это не РОП — у него слишком много своих ожиданий от системы. Лучше — нейтральный участник проекта или привлечённый специалист.

Чем рискует компания, если не учитывает мнение пользователей при выборе CRM?

CRM превращается в инструмент, который усложняет работу вместо её упрощения. Сотрудники избегают системы, данные не вносятся, а руководство не получает достоверной аналитики. В итоге CRM пополняет список «забытых инструментов», а деньги на внедрение оказываются потраченными впустую.

Почему менеджеры часто ошибаются в оценке потребностей пользователей CRM?

Менеджеры, как правило, хорошо знают бизнес-цели, но не понимают, как именно сотрудники выполняют ежедневные задачи. Они проектируют систему под результат, а не под процесс. Именно поэтому исследование пользователей проводится отдельно — оно выявляет то, что менеджеры не замечают изнутри.

Как понять, что CRM-система действительно подходит для сотрудников?

Главный индикатор — система используется без принуждения. Сотрудники сами вносят данные, не дублируют информацию в таблицах и мессенджерах, а задачи выполняются быстрее, чем без CRM. Если этого нет — система настроена без учёта реальных пользователей.

Сколько времени занимает user research перед внедрением CRM?

Для компании с командой 5–15 человек — 1–2 недели. Это интервью (3–8 человек по 30–60 минут каждый), наблюдение за работой (1–2 сессии), анализ текущих инструментов и документирование результатов. Это не потерянное время — это инвестиция, которая сокращает количество переделок вдвое.

Что делать, если сотрудники не хотят участвовать в интервью?

Это сигнал. Либо они боятся, что их «проверяют» (нужно объяснить цель), либо они уже устали от предыдущих попыток внедрить системы, которые ничем не помогли. В обоих случаях начинайте с коротких неформальных разговоров, а не с формальных интервью.

Как исследование целевой аудитории влияет на эффективность внедрения CRM?

Исследование позволяет команде разработки или настройки сформировать образ «идеальной системы» с конкретными функциями под конкретных людей. Это исключает лишние экраны и функции, ускоряет адаптацию сотрудников и снижает количество доработок после запуска.

Получите CRM, которую ваши менеджеры будут использовать без принуждения

Мы в Brutal Marketing начинаем каждое внедрение с исследования команды — не с выбора платформы. Именно поэтому наши клиенты получают систему, которая приживается, а не стоит пустой после запуска.

Если хотите разобраться, почему ваша текущая CRM не работает — или правильно запустить новую — свяжитесь с нами на странице внедрения CRM или через форму ниже. Расскажем, что именно нужно исследовать в вашей команде и как это повлияет на результат.
исследование пользователей, user research, внедрение CRM, разработка CRM-системы, конечный пользователь CRM, анализ целевой аудитории, UX для CRM, потребности пользователей, CRM для отдела продаж, проектирование CRM, CRM-решение, CRM-система для бизнеса | Блог Brutal Marketing | Исследование пользователей перед внедрением CRM: почему команда решает всё
Отправляя заявку, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Присоединяйтесь к нашему сообществу в Telegram ✈️