Кейс Украинской Au-Pair ассоциации. Внедрение CRM, настройка телефонии – Brutal Marketing

Когда-то команда UAPA — Украинской Au-Pair Ассоциации — ежедневно сталкивалась с хаосом в клиентских данных и обращениях. UAPA — это информационный хаб для Au-Pair программ, который предоставляет юридические и информационные консультации, поддерживает агентства и кандидатов по всей Украине.

Но когда количество обращений начало расти, работа с лидами, обработка заявок и коммуникация с клиентами стали критически неэффективными.

До внедрения CRM-системы «спрятать» информацию в Google-таблицах было проще, чем качественно ее обработать. Данные терялись, вплоть до того, что важные заявки оставались без ответа, а менеджеры тратили часы на рутинное распределение обращений и проверку статусов.

Команда понимала: чтобы повысить качество обслуживания, ускорить обработку лидов и перестать терять потенциальных клиентов, нужно нечто большее, чем обычные таблицы. Важным шагом стало решение о внедрении CRM — комплексной системы автоматизации продаж и коммуникаций.
Однако без опыта в цифровой автоматизации все попытки внедрить систему оказывались малоэффективными.

Сайт: https://uapa.info/
Количество сотрудников: 18

Когда UAPA обратилась к нам — Brutal Marketing - digital agency — первой задачей стало глубоко понять бизнес-процессы и реальные боли команды.

Мы провели серию детальных интервью с руководителем отдела продаж, чтобы определить, где именно теряется продуктивность, а где — потенциальная прибыль.

На основе этого аудита была разработана логика цифровой воронки продаж, настроены внутренние поля в CRM, автоматизированы задачи и правила, которые соответствовали реальному потоку обращений клиентов.

• Внедрение CRM-системы Kommo, которая стала сердцем обработки всех заявок;
• Интеграцию CRM с сайтом UAPA, чтобы заявки после заполнения формы автоматически попадали в систему без ручного ввода;
• Настройку распределения лидов между менеджерами с учетом загрузки и правил обработки;
• Автоматическую постановку задач менеджерам (например, первый контакт с лидами), чтобы ни одно обращение не осталось без внимания;
• Интеграцию с IP-телефонией и Facebook, чтобы звонки и сообщения автоматически фиксировались в CRM;
• Разработку автоматического генератора документов по шаблонам, что значительно ускорило подготовку необходимых материалов.

Это была не просто техническая интеграция — это был новый формат работы, где CRM стала настоящим «мозгом» всех процессов.

Результаты не заставили себя ждать. Система стала центром автоматизации бизнес-процессов, куда поступали все обращения, и где каждый менеджер четко видел свои задачи и следующие шаги.

Благодаря этому:

• Обработка всех заявок стала быстрее и прозрачнее;
• Ни одно обращение не терялось, все контакты сохранялись в единой CRM-карточке;
• Команда получила полный контроль над работой отдела продаж с возможностью анализа эффективности в любой момент;
• Благодаря автоматическим задачам и умным напоминаниям менеджеры стали тратить меньше времени на рутину и больше — на работу с клиентами;
• Интеграции телефонии и Facebook позволили собрать всю коммуникацию в одном месте — без разрывов и потерь информации.

Этот кейс — не просто о внедрении CRM. Это история о смене подхода к управлению и организации работы.

CRM стала для UAPA не просто программой, а инструментом роста, который обеспечивает прозрачность процессов, контроль коммуникаций и точную аналитику.

Это пример того, как системная автоматизация продаж, интеграция с сайтом, IP-телефония и цифровые процессы могут превратить хаотичный бизнес в управляемую и эффективную систему, где каждый лид обрабатывается с максимальным вниманием.

В результате разработок и интеграций Brutal Marketing команда UAPA получила удобную систему с автоматизированной работой отдела продаж. Благодаря максимальному упрощению всех операций, заявки обрабатываются в кратчайшее время.

Все лиды фиксируются и обрабатываются. Система теперь сама контролирует загруженность менеджеров по продажам. Удобные виджеты и интеграции избавили менеджеров от большого объёма рутинных задач.

В итоге Kommo CRM ведёт продавцов по всем этапам сделки и позволяет не упустить ни одной важной детали.